Uživatelské nástroje

Nástroje pro tento web

Překlady této stránky:

best_practices_spoluprace

Spolupráce

Spolupráce zahrnuje ve většině případů sdílení dokumentů a společnou práci nad nimi.

Nastavení sdílení souborů

SharePoint

  • členové webu mají k souborům přístup automaticky
  • ostatním je nutné nastavit sdílení

Skupiny Office 365

  • členové webu mají k souborům přístup automaticky
  • sdílení souborů nečlenům skupiny je možné nastavit pouze v rámci Office 365 na MU (mimo MU není sdílení v současnosti možné)

(Srovnání SharePointu a Skupin Office 365)

OneDrive pro firmy

  • sdílení souborů je nutné nastavit. Sdílet je možné soubory i celé složky

OneNote

  • sdílení poznámkového bloku je nutné nastavit. Sdílet je možné pouze celé poznámkové bloky (ne pouze oddíly nebo stránky)



U Office dokumentů můžete nastavit sdílení přímo z příslušné aplikace 1)




Společné úpravy dokumentů

Při společných úpravách Office dokumentů můžete využít několik možností:

  • upravovat dokument pomocí Office Online (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) přímo v internetovém prohlížeči
  • upravovat online dokument v aplikaci Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote)
  • upravovat dokument, uložený na počítači v synchronizované složce úložiště
  • upravovat dokument, stažený z úložiště a uložený v počítači

Společné úpravy Office dokumentů podporují desktopové aplikace Office (Word, PowerPoint) ve verzích 2010, 2013, 2016 a Office pro Mac 2011 a 2016. Pro správnou funkčnost ale doporučujeme používat nejnovější verzi softwaru (tj. 2016).

Ostatní typy dokumentů (PDF, obrázky, videa atd.) není možné upravovat v rámci Office 365, ale v příslušných aplikacích (pro daný typ souboru). Při společných úpravách je nutné dodržovat sériový postup (tj. jeden po druhém):

  • upravující člen týmu si soubor stáhne
  • provede úpravy (při úpravách neměňte název souboru)
  • nahraje zpět upravený soubor zpět na úložiště jako novou verzi (pro nahrání použijte v tlačítko Nahrát (v dané dokumentové knihovně nebo úložišti) – tak docílíte toho, že se Vámi upravený soubor nahraje jako nová verze)
  • následně může soubor začít upravovat další člověk


Volba možného postupu úprav Office dokumentů závisí na několika aspektech, např. zda dokument upravuje více lidí najednou, nebo pracují střídavě, jestli upravujete dokument vždy online (s připojením k internetu), nebo i offline apod.
Další informace ke společným úpravám dokumentů můžete nalézt na stránkách Microsoftu.

Abyste se vyhnuli možným problémům při úpravách dokumentů, synchronizaci změn a slučování úprav, vytvořených různými uživateli, doporučujeme držet se následujících pravidel.

DESATERO PRO SPOLEČNÉ ÚPRAVY DOKUMENTŮ

  1. Základem úspěšné spolupráce je komunikace, což platí i pro společné úpravy dokumentů. Doporučujeme tedy domluvit si na začátku, jakým způsobem budete na dokumentu pracovat (např. rozdělení pasáží textu, časový harmonogram, domluva na způsobu komunikace při simultánní úpravě stejné pasáže apod.)

  2. Úpravy dokumentů provádějte online, kdykoliv je to možné. Pokud máte své desktopové aplikace Office přihlášené k Vašemu pracovnímu účtu, můžete vytvářet, ukládat i otevírat dokumenty z úložišť přímo v dané aplikaci pomocí dialogu Otevřít

  3. Úpravy dokumentů provádějte především v příslušné desktopové aplikaci Office (Word, Excel, PowerPoint), který Vám umožní plně využít možností formátování a úprav obsahu. Dokument ale vždy otvírejte v režimu online, buď ze synchronizované složky, nebo přímo z úložiště (viz postupy otevírání dokumentů). Webové verze aplikací (Word Online atd.) používejte pouze pro úpravy jednoduchých dokumentů s minimálním formátováním, či pokud jste „na cestách“ (tj. nejste u svého počítače)

  4. Při hromadných úpravách (více uživateli ve stejný okamžik, např. ve chvíli, kdy několik lidí najednou dopisuje „na poslední chvíli“ projekt či zprávu), kdy do dokumentu zasahuje najednou více lidí na různých místech, doporučujeme otvírat Office dokumenty následujícím způsobem:
    • textové dokumenty Word otevírejte desktopové aplikaci a změny provádět zde. 2)
    • úpravy sešitů Excel provádějte v aplikaci Excel Online (desktopová aplikace Excel nepodporuje hromadné úpravy více uživateli najednou)
    • prezentace PowerPoint doporučujeme provádět v aplikaci PowerPoint Online (desktopová aplikace hromadné úpravy sice podporuje, ale v tuto chvíli se nechová dostatečně stabilně)

  5. Při společných úpravách na stejném místě obsahu (pasáž textu, buňka apod.) ve webových verzích aplikací Office může docházet ke konfliktním změnám, které většinou vedou k nekorektnímu výsledku (např. promíchané dvě různé věty apod.). Pokud potřebujete upravovat stejné místo v dokumentu, doporučujeme domluvit se mezi sebou na jednom ze dvou postupů. 1) upravovat pasáž postupně jeden po druhém, 2) na změnách obsahu se domluvit mimo s tím, že výslednou podobu zanese do dokumentu jedna osoba

  6. Pro vzájemnou domluvu při úpravách dokumentů v online aplikacích Office můžete využít chat v aplikaci. V otevřeném dokumentu stačí klepnout na tlačítko chat

  7. Pokud musíte pracovat s dokumentem i offline (bez připojení k internetu), použijte synchronizační aplikaci OneDrive pro firmy (která je určená i pro dokumentové knihovny SharePoint) a soubor pro úpravy otvírejte ze synchronizované složky úložiště. Tím docílíte toho, že se po připojení k internetu Vaše změny nahrají zpět na server úložiště a Vaše zásahy se sloučí s původním textem či úpravami dalších kolegů (případně se objeví varování, že některé změny není možné sloučit a budete vyzvání, abyste provedli sloučení dokumentů manuálně)

  8. Pro offline práci s dokumenty nedoporučujeme postupovat tak, že si je stáhnete do počítače a po úpravách je nahrajete zpět na úložiště. Ve většině případů dojde k přepsání původního dokumentu Vaši verzí a hrozí tak ztráta všech dalších změn, které zatím udělali kolegové. Pokud nemáte jinou možnost a dokument si stáhnout musíte, při jeho zpětném nahrávání postupujte podle tohoto návodu.

  9. Taktéž nedoporučujeme používat v knihovnách a úložištích tlačítko Nahrát pro vkládání nových verzí Office dokumentů. Tento postup vede k tomu, že je Váš soubor nahrán jako nová verze existujícího dokumentu, ale nedojde ke sloučení s předchozí verzí (tj. hrozí riziko ztráty úprav, vložených jinými uživateli). Možnost Nahrát používejte spíše pro vkládání nových dokumentů (výjimkou je nahrávání souborů jiných typů, než Office dokumentů)

  10. Pokud potřebujete pracovat na dokumentu offline (např. ve vlaku, na služební cestě apod.), Vaše úpravy jsou pro dokument podstatné a zároveň to umožňují časové možnosti (absence časového tlaku), doporučujeme si dokument na potřebnou chvíli rezervovat tak, aby nikdo jiný nemohl zasahovat do obsahu, dokud nedokončíte své úpravy. Zde naleznete návody, jako rezervovat dokument v knihovně SharePoint a knihovně souborů Skupiny
1) daný dokument je nutné mít nejdříve uložený na některém z cloudových úložišť – OneDrive, SharePoint, Skupiny Office 365
2) Při hromadných úpravách ve Wordu Online může při větším počtu účastníků (např. 10 a více) docházet k přetížení obsluhujícího systému a dokument se nemusí všem účastníkům správně načíst. Další výhodou je, že pokud začnete psát, dojde k zarezervování (uzamčení) daného odstavce pro ostatní uživatele a snižuje se tak riziko konfliktních zásahů
best_practices_spoluprace.txt · Poslední úprava: 2016/11/14 11:54 autor: sebastian.novotny@ics.muni.cz